Management Drives en Ketensturing

Een bekend verschijnsel: Een bedrijf waarbij verantwoordelijkheden opgeknipt zijn in afdelingen met een eigen specialisme en eigen verantwoordelijkheid. Ze leveren allemaal delen van het product of dienst. Samenwerking tussen de afdelingen is een must om het totale product of dienst te kunnen leveren. Doch afstemming over de gehele waardeketen is vaak verre van optimaal. Hierdoor is men de klant uit het oog verloren. Afdelingen zijn boos op elkaar omdat men zich niet aan de afspraken houdt, het aangeleverde product “halfbakken” is en men het niet meer de moeite vindt om elkaar hierover feedback te geven. Dit gebeurde ook bij een klant van ons.

Management Drives is gevraagd om te ondersteunen bij het oplossen van de problemen en ervoor te zorgen dat de klant weer centraal staat.

Aanpak

Tijdens een meeting met de leidinggevenden van de betrokken afdelingen wordt duidelijk dat dit probleem zich al langer voordoet. Het contact tussen de afdelingen is in de afgelopen maanden alleen maar verslechterd en de samenwerking binnen de keten naar een dieptepunt gedaald met als gevolg dat het aantal klachten van ontevreden klanten behoorlijk is toegenomen en het aantal ziekmeldingen onder de werknemers is gestegen met 32%.

We zijn begonnen om alle mensen de Management  Drives vragenlijst te laten invullen en een week later stond de workshop met de 3 afdelingen en hun leidinggevenden op het programma. Tijdens deze workshop kreeg iedereen een terugkoppeling van zowel het Individuele als het Groepsprofiel.

Kort samengevat: het ene team is oranje-geel (ambitieus, resultaatgericht, onderbouwd, met visie, analyse), de andere groep is groen-geel (samen, goede harmonie en aandacht voor elkaar, analyserend, abstract, creatieve ideeën) en de derde groep is dominant blauw-groen (helderheid, duidelijkheid, samen, goede harmonie en aandacht voor elkaar).

De onvrede, de wrijving en botsingen zijn dus logisch en voorspelbaar, maar daarmee niet opgelost. In de ochtend hebben we een gemeenschappelijke taal gecreëerd door de drijfveren (en gedrag) in kleuren te duiden. Ook zijn de diverse gedragingen besproken “door de bril van een andere drijfveer”. Dus wat heeft blauw van je nodig, wat heeft oranje nodig etc. Al snel werd er gelachen omdat sommige zaken “wel erg herkenbaar waren” en omdat de sfeer wat losser werd, werden er opeens dingen tegen elkaar uitgesproken op een prettige manier. Deze sfeer werd tijdens de lunch alleen maar beter.

In de middag hebben we een BOL-sessie gedaan, op teamniveau: “wat mag het andere team in zijn gedrag “Behouden, Ontwikkelen en Loslaten (BOL)” om tot een betere samenwerking te komen. In een prettige sfeer kwamen er vele discussies op gang waarbij zelfs de opmerkingen vielen “belachelijk dat ik dat doe, hé?” en allerbelangrijkst “waarom hebben we het zover laten komen?”.

Ieder team werd vervolgens gevraagd zich op 2 BOL-punten te focussen en tot een uitwerking te komen wat men er concreet mee ging doen. Deze focuspunten en uitwerkingen werden naar elkaar gepresenteerd. De volgende en laatste stap was om dit per individu concreet te maken: “kijkend naar jouw profiel, wat ga jij dus Behouden-Ontwikkelen-Loslaten in jouw gedrag om te kunnen beantwoorden aan de 2 BOL-punten. Met welk resultaat? Hoe gaan we dit meten?” De leidinggevenden namen deze persoonlijke uitwerkingen mee en gaan de deelnemer helpen bij het sturen op dit gewenste gedrag.

Hiermee was de eerste stap, “Bewustwording” gezet en ook een begin gemaakt met de tweede stap, namelijk “Beweging”.

Ongeveer 6 weken later is een vervolg sessie gehouden: het oefenen met Feedback geven naar elkaar. Met behulp van acteurs, die Management Drives gecertificeerd zijn en kunnen denken en acteren in de diverse kleuren-gedragingen, hebben de deelnemers kunnen oefenen in “behoeftes naar elkaar uitspreken”. Alles kwam aan de orde en het was lachen, erg confronterend, moeilijk, maar bovenal erg leerzaam en erg praktisch. Bewustwording is de eerste stap, maar om het dan te doen gaat niet vanzelf, daar moet je hard aan werken. Een volgende afspraak is gepland, samenwerken moet je blijven onderhouden.

Een betere samenwerking begint bij begrip voor elkaar, maar het feedback durven geven (positief en negatief!) en het daadwerkelijk gaan doen is een must om de communicatie open en eerlijk te houden. Samenwerken gaat niet vanzelf, het is hard werken!